Бизнес, как «органическая» Система
В самом общем виде бизнес можно определить как экономическую деятельность, направленную на получение прибыли. Инструментом «овеществления» бизнеса (как процесса), является формальная организация или предприятие, иначе говоря: система сознательно координируемых действий двух или более индивидуумов для достижения общей цели или целей.
В дальнейшем, под термином предприятие (организация), мы будем понимать целеориентированный центр действий, где люди (кадровый потенциал или ресурс) ставят определенные цели и производят для их достижения определенные действия с объектами, используя для этого материальный потенциал/ресурс предприятия, который, по-определению, всегда ограничен (исчислим и конечен).
Цели предприятия могут задаваться как создателями системы, так и людьми, являющимися ее элементами. Система связей между элементами называется структурой системы. Если рассматривать систему как некую сеть, то в каждый конкретный момент времени ее элементы представляют собой узлы, а связи – соединительные нити этой сети.
Таким образом, под системами можно понимать целеориентированные целостные структуры. Тогда структуры, реализующие основные бизнес функции можно называть бизнес структурами.
Благодаря социальной статистике и теории систем мы знаем, что развитие не только биологических популяций, но и любых подобных им открытых систем на ограниченном ресурсе, характеризуется определенной «серповидной» динамикой, которая в специальной литературе получила название «сигмовидной кривой роста».
Для описания процессов развития подобных систем чаще всего используется т.н. концепция «жизненных циклов». Большинство специалистов, при этом, сходится в том, что жизненный цикл любой организации, как социальной или «органической» системы, включает следующие стадии:
- рождение/формирование (медленный старт);
- взросление/бурный рост или «размножение»;
- старение/стабилизация (стагнация);
- неизбежный кризис (спад, упадок, ликвидация, смерть).
Понимание того, что же представляет собой конкретная организация как система и на какой стадии развития в данное время она находится, может оказать существенную помощь для более обоснованного определения состава задач и целевых показателей, используемых при построении и/или модификации соответствующих систем управления.
Основные функции бизнеса
Непременным условием успешного развития современного предприятия является его ориентированность на потребителя, при эффективном выполнении маркетинговой, организационной, производственной и финансовых функций, а также надлежащей мотивации менеджмента и работников на постоянное повышение производительности их труда. Причем в современных условиях именно «маркетинговая функция» является первой среди равных, ибо именно она отвечает за сбыт (реализацию) продукции (услуг), т.е. за поступление денег.
Современная реальность такова, что никто не может создать новую бизнес систему, которая смогла бы оставаться стабильной и неизменной в течение длительного периода времени. Однако, в рамках функции управления изменениями, можно создать процесс или совокупность процессов, которые будут поддерживать необходимый уровень организационных изменений, обеспечивая тем самым возможность эффективной адаптации бизнеса к постоянно меняющимся условиям.
Под «организационными изменениями» мы будем понимать процесс комплексного преобразования организации между двумя моментами времени, при этом, следует различать, как минимум, управление текущими изменениями и управление критическими изменениями.
Применительно к концепции «жизненного цикла» организации, текущие изменения осуществляются в рамках каждого этапа (базового цикла) ее развития, а критические – при переходе от текущего этапа развития к последующему.
В этой связи, кроме собственно «механизма трансформации», функция управления изменениями должна также обеспечивать постоянный мониторинг текущей стадии развития предприятия, для своевременного обнаружения начала кризисного периода и запуска механизма преобразования.
Этапы, циклы и стадии жизни организаций
В соответствии с концепцией процессуальности и стадийности развития организации ни одна бизнес-структура не может слишком долго (обычно не более 5-7 лет) оставаться в одном и том же неизменном состоянии, а всегда проходит несколько последовательных этапов своего развития. Причем смена таких этапов происходит, зачастую, с преодолением значительных трудностей и противоречий.
При анализе жизненных циклов организации обычно выделяют несколько «характерных» уровней ее развития и/или специфических временных срезов, например: периоды времени, проживаемые организацией в рамках однотипных (неизменных) ценностных установок и фиксирующие, в первую очередь, специфику управленческих задач в определенный период функционирования бизнес-структуры (организации), обычно называют стадиями; а периоды, в которых организация принципиально изменяет внутренние ценности и ориентации — циклами или этапами.
Как мы видим, совокупный жизненный цикл любой долгоживущей организации состоит из ряда последовательных этапов, отличающихся, прежде всего, принятыми для данного конкретного периода времени типами ценностных установок. Одна из популярных и, при этом, отечественных, концепций использует следующую градацию:
- Этап «тусовка» — характеризуется преобладанием неформальных отношений, «общинным» или «артельным» менталитетом, равноправием, идеологическим (харизматическим) лидерством и непрофессиональным — дружеским или патерналистским — управлением.
- Этап «механизация» — повсеместная формализация процессов и процедур. Организация переходит к регулярному менеджменту. Значительно углубляется разделение труда, составляются подробные должностные инструкции и правила внутреннего распорядка. Большое значение придается стандартизации и утилитарности. Любые нововведения встречают существенное сопротивление.
- Этап «внутреннее предпринимательство» — главной задачей организации, которая на данном этапе фактически представляет собой несколько различных бизнесов (видов деятельности), становится повышение эффективности деятельности. Имеет место широкое делегирование полномочий, децентрализация власти, внутренние предпринимательские инициативы сотрудников и подразделений, которые регулируются детально разработанной политикой и стратегией организации. Важнейшими ценностями становится профессионализм сотрудников, способность добиться поставленной цели максимально эффективным образом. Часто формируются командные отношения и способы работы.
- Этап «управление качеством» — компания нацеливается на захват стратегических приоритетов на рынке через создание собственных стандартов качества. Высочайший уровень производства основывается на внедрении и развитии идеологии «внутреннего клиента», когда каждое подразделение компании становится заказчиком для одних подразделений и исполнителем — для других. Однако в целом технологическая цепочка ориентирована на конечный результат и работает на клиента организации.
В свою очередь, каждый из перечисленных этапов состоит из циклически повторяющихся стадий развития: «старт/становление», «рост», «стабильность/зрелость/стагнация» и «упадок/кризис/ликвидация».
Таким образом, достижение «кризисной» стадии очередного этапа вовсе означает неизбежную «смерть при ликвидации». Организация, управляемая надлежащим образом, сможет снова и снова (теоретически — до бесконечности) продлевать свое существование, путем смены целевых установок и необходимой трансформации системы управления, обеспечивая тем самым свое «возрождение» или «преображение».
Система управления
Совокупность элементов, связанных между собой и внешней средой упорядоченным образом, выбранных с определенной целью и осуществляющих управление, направленное на получение результата, удовлетворяющего пользователя, образует Систему управления.
Управление неразрывно связано с информационным обменом между компонентами системы, а также между самой системой и внешней средой. В процессе обмена в систему поступают сведения о состоянии ее отдельных элементов в каждый момент времени, о достижении (или не достижении) заданных целей. Полученная информация затем используется для своевременной выработки управляющих воздействий, направленных на обеспечение выполнения принятых управленческих решений и поставленных целей организации, как объекта управления.
Упрощенно, процесс управления любым предприятием, независимо от формы собственности, можно представить в виде диаграммы типового управленческого цикла (или контура), например, так:
или так:
Как мы видим, цикл или контур управления — это замкнутая цепочка, представляющая результаты последовательного и циклического выполнения ряда функций, таких как:
- постановка целей, включая определение миссии и стратегии организации, а также формирование ключевых показателей эффективности;
- реализация целей или организация выполнения, которая включает процедуры планирования и исполнения производных задач с обязательной фиксацией фактически полученных результатов (фактография);
- контроль процесса исполнения, который включает функцию мониторинга текущих отклонений между плановыми и фактическими показателями и процедуру анализа причин их возникновения;
- формирование управленческого решения путем выбора наиболее подходящих для текущей ситуации действий — корректировать задачи (планы), корректировать стратегию (цели) или же продолжать рабочий цикл с неизменными параметрами управления;
- корректировочное воздействие путем применения выработанного управленческого решения на соответствующие объекты управления.
Приведенная схема справедлива для управления практически любым объектом. Можно даже сказать, что любая система управления, не отвечающая указанной схеме, неизбежно приведет к результатам, весьма далеким от результатов ожидаемых.
Любой системе управления обычно соответствует своя система сбора и обработки информации — т.н. «информационная система«. Такая система должна реализовывать функции информационного обеспечения и обслуживания сотрудников управленческого звена, а также выполнять ряд технологических функций, таких как накопление, хранение, передача и обработка информации в соответствии с принятыми регламентами, тем самым способствуя реализации целей и задач, стоящих перед организацией.
Стадии развития и задачи автоматизации
Главной задачей общего менеджмента является достижение заданной степени управляемости организации. Одним из путей достижения такой управляемости является формирование универсальной, но, в то же время, действенной модели бизнес-структуры. На основе полученной модели строится соответствующая система управления, целью которой является постоянный мониторинг организационного контекста (состояния организации, бизнес-структуры), а также выработка необходимых и своевременных управляющих воздействий.
Модели, использующие концепцию «жизненных циклов» дают ряд преимуществ своим пользователям:
- во-первых, возможность получать системное представление о будущих организационных проблемах и отношениях, поскольку позволяют прогнозировать развитие событий и возникновение критических ситуаций в «естественной динамике»;
- во-вторых, детальное описание процессов, происходящих внутри организации, что позволяет заблаговременно обнаруживать как закономерные (ожидаемые и естественные) явления, а так и нежелательные отклонения; а это, в свою очередь, помогает руководству сосредотачиваться на решении реальных, а не «надуманных» проблем и задач.
Для каждой из ранее обозначенных типовых стадий развития организации, как объекта управления, существует определенный набор управленческих и учетных задач, автоматизация которых может существенно повысить эффективность функционирования, как самой системы управления, так и организации в целом.
Очевидно, что состав решаемых задач и инструментов для каждой из обозначенных на диаграмме стадий, существенно отличается в зависимости от текущего этапа развития:
- на этапе «становления» для решения наиболее трудоемких и приоритетных задач, таких как: бизнес-планирование, автоматизация регламентированного (бухгалтерского и налогового) учета, расчет заработной платы, управление движением товарно-материальных ценностей и управление движением денежных средств (управление финансами), обычно используются программные средства общего назначения наряду с типовыми учетными системами и специализированными программными пакетами;
- на этапе «роста» более актуальной становится задача методологической и технологической постановки управленческого учета, для чего разумнее всего воспользоваться готовыми специализированными решениями, имеющимися на рынке; если организация располагает достаточным ИТ-бюджетом, то предпочтительным, в такой ситуации считается использование комплексных решений, т.е. систем класса ERP (Enterprise Resource Management) с поэтапным их внедрением, поскольку т.н. «лоскутная автоматизация» часто приводит к непропорциональному росту затрат на интеграцию и последующее обслуживание (обновление) набора специализированных покупных и собственных программных решений;
- на этапе «зрелости» на первый план выходят задачи стратегического менеджмента и управления эффективностью предприятия, которые часто пытаются решить «простым» применением программных систем класса CPM (Corporate Performance Management) и бизнес-анализа (BI, Business Intelligence); автоматизация перечисленных задач, как и ранее автоматизация управленческого учета, требует тщательной методологической проработки и планирования; особую роль на данном этапе играет наличие рабочей модели автоматизируемой предметной области (бюджетирования, системы сбалансированных показателей, системы поддержки принятия управленческих решений и т.п.).
И в заключение…
Следует также знать и помнить, что для целей моделирования существуют малобюджетные, а то и вовсе бесплатные системы, обладающие достаточной базовой функциональностью.
В любом случае и на любом этапе развития организации, наличие в арсенале управленцев инструментов прогнозирования и моделирования, а также соответствующих навыков и практик их применения, является одним из ключевых условий своевременного обнаружение неизбежных спадов и кризисов, равно как и залогом успешного их преодоления.
Однако, выбирая систему автоматизации, необходимо понимать, что сегодня наличие и использование даже самых современных программно-технических средств, само по себе, не является ни конкурентным преимуществом, ни гарантией успешного выживания и развития бизнеса. Это, всего лишь одна из компонент системы управления и замечательный инструмент, которым кто-то еще должен уметь и желать пользоваться.
Как консультанты в сфере автоматизации с многолетним опытом работы на ИТ-передовой, свою задачу мы видим в своевременном и максимально объективном информировании всех заинтересованных лиц и, прежде всего, лиц, принимающих решения:
- о функциональных возможностях программных систем, имеющихся на рынке;
- об их сравнительных характеристиках;
- о существенных критериях выбора;
- а также о наиболее эффективных методах внедрения (имплементации) и применения (эксплуатации) выбранных программ и пакетов.
Порядок и способ донесения подобной информации, может быть самым разным. Это и статьи, размещаемые на данном сайте (ссылка…), различные буклеты и брошюры (ссылки…) в форматах, доступных для скачивания; презентации, телеконференции и много другое. Но главное — это возможность непосредственного общения с нужными вам специалистами в удобное время и в наиболее приемлемой форме:
- пишите нам по электронной почте — (адреса…);
- звоните по скайпу — (логин…);
- обращайтесь по телефону (номера…);
- направляйте свои запросы и/или пожелания через форму обратной связи на нашем сайте (ссылка…);
- оставляйте комментарии в социальных сетях: (ссылки).
Задать вопрос специалисту (ссылка на приемную или на отдельную форму обратной связи)…