Выбор системы: управление временем

Автор Георгий, Опубликовано: декабря 26, 2011

«Время имеет одно отвратительное свойство – заканчиваться в самый неподходящий момент…»

Определение временных границ проекта

planirovanie-vremeniСледующий шаг в процессе выбора системы автоматизации – это планирование временных рамок проекта.

Учитывайте при планировании загрузку сотрудников текущей работой и календарь руководства.

Четко распланируйте сроки проведения этапов выбора, принятия решения, а также временные границы периода: когда должно начинаться и когда должно заканчиваться внедрение системы автоматизации бюджетирования.

Главное, постарайтесь не допускать, чтобы проект «поплыл». Добивайтесь соблюдения сроков, для этого используйте метод «ключевых точек (вех)» по проекту, протоколируйте все совещания и собрания. Обращайте внимание на исполнительскую дисциплину, как рядовых сотрудников, так и РУКОВОДСТВА.

Понятно, что все сотрудники и особенно руководители – люди занятые, но добивайтесь признания важности и значимости этого проекта (здесь Вам немного поможет изданный приказ, о котором мы говорили немного выше). Это создаст соответствующую психологическую атмосферу и настрой, позволит «приучить» людей к порядку. Такой опыт будет полезен и даже очень пригодится Вам на этапе внедрения выбранной системы автоматизации бюджетирования. Помните, что увеличение сроков проекта – это снижение эффективности вложенных средств. Это буквально тот случай, когда «время – это деньги». Ваши деньги…

Результаты этапа:

  1. Согласованный план-график работ по проекту «Выбор и внедрение системы автоматизации бюджетирования»
  2. Приказ о начале работ.

В процессе планирования используйте дополнительные схемы и диаграммы, представленные в презентации «Выбор системы автоматизации бюджетирования».

Продолжение следует…

Выбор системы: планирование ресурсов

Автор Рейно, Опубликовано: декабря 18, 2011

«В любой организации всегда найдется человек, знающий, что там на самом деле происходит. Его-то и надо уволить…»

Планирование людских ресурсов

planirovanie-personalaПродолжим анализ нашего «идеального» процесса выбора программной системы или платформы для автоматизации бюджетирования. Сегодня речь пойдет о людских ресурсах, точнее, о конкретных людях: менеджерах, собственниках, рядовых сотрудниках… Обо всех тех, кто так или иначе будет задействован в процессе выбора.

Итак, на данном этапе нам необходимо определить ключевых сотрудников и других участников проекта, с которыми мы будем работать весь период реализации нашего проекта под кодовым названием «Выбор Системы». Если проект масштабный, то необходимо будет создавать некую виртуальную структуру – проектную группу, со своей администрацией и исполнителями, которая будет осуществлять не только работы по выбору, но и впоследствии участвовать во внедрении и сопровождении программного обеспечения.

Определите, кто будет готовить решение, а кто принимать решение. Выясните, что необходимо руководству для принятия решения. Достаточно ли будет только Ваших рекомендаций или потребуется составление развернутого отчета с детальной сравнительной характеристикой альтернативных программных решений.

Выделите сотрудников, которые будут принимать участие в презентациях программных продуктов. Проведите собрание с проектной группой и проинформируйте ее участников о новом проекте, его основных этапах и работах, конечном результате. Такая работа позволит немного сгладить сопротивление сотрудников будущим переменам.

Зафиксируйте эти назначения. Для этого необходимо издать приказ по предприятию, в котором будут отражены как назначения, так и цели. В дальнейшем такой приказ окажет Вам ощутимую поддержку при проведении работ.

Результаты этапа:

  1. Определен состав «проектной» группы;
  2. Распределены роли участников;
  3. Согласован перечень требований руководства о составе пакета документов, необходимого ему для принятия решения (решений);
  4. Выделены сотрудники (специалисты), которые будут принимать участие в просмотре презентаций рассматриваемых программных продуктов (альтернатив) и их последующем «разборе»;
  5. Сотрудники проектной группы проинформированы о предстоящем проекте, основных этапах работ, ожидаемом конечном результате и их роли во всем этом…
  6. Все сделанные назначения, равно как и цели этих назначений, закреплены в соответствующем приказе по предприятию.

Продолжение следует…

Разработка бюджета проекта автоматизации

Автор Георгий, Опубликовано: ноября 22, 2011

«Чем больше затраты на составление плана, тем меньше шансов отказаться от него – даже если план окажется несостоятельным»

Разработка бюджета

auto-projОдним из факторов, ограничивающих наши желания и возможности, являются деньги, точнее уровень финансирования, необходимый для удовлетворения желаний и реализации возможностей. Поэтому, прежде всего, необходимо определиться с бюджетом проекта автоматизации. На этом этапе нет необходимости делать его слишком подробным. Достаточно будет согласовать порядок сумм, выделяемых на автоматизацию. Конкретные численные значения бюджета автоматизации – это величина «весьма переменная», и зависеть она может от:

  • финансового состояния предприятия;
  • уровня используемых технологий в бизнесе компании или, другими словами, зависимость результатов бизнеса от использования ИТ;
  • целей проведения автоматизации;
  • желания и понимания руководства и собственников;
  • ожидаемого эффекта от проекта;
  • результатов вчерашнего корпоративного «мероприятия»…
  • и много еще от чего…

Любители статистики говорят что на проведение полноценного проекта автоматизации придется потратить примерно 1-5% от годового дохода автоматизируемого предприятия, а в некоторых случаях и больше. Величина весьма расплывчатая. Однако же, в качестве некоего «ориентира-ограничителя» ее можно и использовать. В любом случае на данном этапе необходимо получить вменяемых ответ на вопрос – «А готово ли ваше руководство и/или собственники бизнеса расстаться с этими самыми процентами?» И что они «получат» взамен? Можно сказать, что должна состояться «внутренняя продажа» идеи автоматизации бюджетирования.

Встречаются ситуации, когда «наверху» говорят, что вы сначала определитесь с программой, а потом будем говорить о деньгах. Естественно, что такой подход имеет право на существование, но только в одном случае, когда финансовые возможности вашего предприятия просто «безграничны», никто не планирует заранее их использование и никто не оценивает эффективность их использования. Согласитесь, такое бывает не слишком часто, особенно в «около-кризисные» времена. Да и что, в таком случае, «бюджетировать»?

Ведь когда вы отправляетесь за покупками в магазин лично или выбираете бытовую технику, или покупаете автомобиль, то для себя вы всегда устанавливаете некоторые ценовые рамки предстоящего приобретения, т.е. ограничиваете свои потребности имеющимися возможностями (или представлением о возможностях вашей «половины»…) . Так почему бы, когда речь заходит о приобретении программы, также не привести свои желания в соответствие с имеющимися финансовыми возможностями или «целесообразностями»…

Далее необходимо будет провести распределение полученного «лимита» по статьям бюджета. Проще всего сделать это в процентном выражении, поскольку и сумма бюджета на данном этапе имеет, скорее всего, процентное выражение, т.е. не имеет фиксированного значения, а только порядок и диапазон.

Практика показывает, что график платежей по проекту часто бывает весьма и весьма неравномерным, со значительными пиками по единовременным выплатам: приобретение лицензий, техники, авансирование крупных этапов работ и т.п. По жизни это может создавать дополнительные сложности с финансированием работ и покупок. Что «не есть хорошо». Ибо, рассчитывая на порядочность поставщиков и подрядчиков, будет разумным принимать в расчет и их ожидания от вас. Заказчик-то он «всегда прав», но ведь это вы хотите, чтобы вам помогли в решении ваших проблем, не так ли? В этой связи необходимо согласовать с руководством (с ответственными распорядителями финансов) максимально возможные суммы для единовременных выплат, а также даты или периоды «пиковой» нагрузки вашей финансовой системы. Располагая такой информацией вам будет гораздо легче вести переговоры с поставщиками об оптимизации «денежного потока».

Результаты этапа:

  1. Установлена «плавающая» сумма лимита средств по проекту – знаем, сколько примерно можем потратить, но никому пока об этом не говорим.
  2. Сформирован постатейный бюджет проекта с установленными «процентными» лимитами – т.е. мы даже представляем на что конкретно мы сможем израсходовать наш, пока виртуальный, бюджет.
  3. Подготовлен проект оптимального, с вашей точки зрения, и приемлемый, с точки зрения финансового директора, график будущих платежей.

Продолжение следует…

Системы бюджетирования: планирование выбора

Автор Георгий, Опубликовано: октября 14, 2011

«Планирование – это проектирование желаемого будущего и эффективных путей его достижения» ~ Рассел Акофф

Разработка целей автоматизации

budgeting-choiceНе просто ВАЖНО, а жизненно необходимо с самого начала определиться с целями автоматизации. Они, как правило, совпадают с целями бизнеса компании, по крайней мере, должны совпадать. На их основе и под их влиянием будут разрабатываться требования к программному продукту, определяться этапы автоматизации, точнее очередность и логические рамки этапов процесса внедрения выбранной системы.

Вы должны задать себе вопрос, – А с какой, собственно, целью Вы ввязываетесь в такое сложное, хотя и важное дело – внедрение программы для автоматизации управленческого учета и/или бюджетирования? Если вы не сможете ясно сформулировать цель, то, скорее всего, автоматизация будет проводиться (если будет…) ради автоматизации – «а чтобы было» или «у партнеров/конкурентов есть, а мы чем хуже» и т.п. Это не цели. Это «понты»…

Возможно, в таком случае, даже проявятся некоторые улучшения в работе предприятия, но общий эффект от «бесцельного» внедрения будет крайне низким.

Цели могут быть самые разные. Однако стоит заметить, что чем более четко определена цель, тем проще будет отследить достижение этих целей на последующих этапах автоматизации. В некоторых случаях для этого потребуется разработать дополнительные критерии и необходимые условия достижения целей. «Чтобы попасть в цель, ее нужно видеть», – говаривал один наш знакомый.

Еще один важный момент, касающийся целей – это несогласованность таковых на разных уровнях управленческой иерархии предприятия. Согласитесь, финансовый директор скорее всего поставит другие цели и будет пытаться решить другие проблемы, нежели главный бухгалтер.

Вот примерный набор возможных целей автоматизации бюджетирования (чего хотим?), а также некоторые пути их достижения (за счет чего?).

Табл.1.

№ пп Цели Пути достижения
1 Дальнейшее развитие системы бюджетирования
  • повышение точности и достоверности планирования;
  • формирование бюджета с учетом текущего и прогнозируемого состояния дебиторской и
    кредиторской задолженностей;
  • автоматизация сбора данных,
    согласования и исполнения бюджетов;
  • интеграция с внешними подсистемами
    типа “банк-клиент” и т.п.
2 Рост производительности труда и сокращение трудозатрат при бюджетировании
  • повышение оперативности доступа к данным и ускорение аналитических расчетов;
  • обеспечение пользователей требуемой финансово-экономической информацией;
  • автоматизация сложных и многократно повторяющихся
    операций;
  • рост мотивации и квалификации персонала за счет смещения функций от рутинных к аналитическим.
3 Укрепление бюджетной дисциплины
  • качественное управление издержками благодаря наличию оперативной и достоверной
    финансово-экономической информации;
  • формирование оптимальной производственной, инвестиционной и финансовой программ;
  • сведение к минимуму количества нарушений при оплате по договорам;
  • возможность сквозного контроля финансовых расчетов на основе единой информационной базы
4 Повышение прозрачности
  • обеспечение оперативности, достоверности и прозрачности информационных потоков;
  • исключение ручного ввода и дублирования данных;
  • упорядочение документооборота (особенно в части сбора, согласования и утверждения бюджетов);
  • обеспечение контроля за исполнением бюджетов;
  • повышение достоверности и скорости получения итоговой аналитической информации;
  • возможность использования массива данных для расчета и последующего анализа KPI.

Как результат выполнения мероприятий данного этапа вы должны получить:

  1. Пакет сформулированных и согласованных по иерархии управления целей автоматизации.
  2. Перечень возможных путей их (целей) достижения.
  3. Развернутый ответ на вопрос «Чего мы хотим достичь и за счет чего?»

Продолжение следует…

Системы бюджетирования: стратегия правильного выбора

Автор Георгий, Опубликовано: сентября 21, 2011

«Сложные проблемы всегда имеют простые, легкие для понимания и в корне неправильные решения…»

vybor-programm-byudzhetirovaniyaСовременная жизнь состоит из альтернатив. Мы постоянно что-то выбираем. Это относится и к нашему быту, и к профессиональной деятельности. В простых ситуациях мы даже и не задумываемся, что выбирать и как это сделать, в сложных – мы выстраиваем целые системы принятия решений, иногда даже и с привлечением серьезного математического аппарата.

Думаю, вы согласитесь со мной, что выбор программного обеспечения для автоматизации управленческого учета, или, точнее, для подсистемы бюджетирования – задача не совсем простая даже для небольших предприятий. И дело здесь даже не в сложности объекта выбора как такового, а большей частью, в том, что от этого объекта могут сильно зависеть результаты деятельности вашего предприятия.

Итак, мы будем говорить с вами о выборе, точнее о проблемах выбора. О проблемах выбора – вообще, и о проблеме выбора программы (системы) для автоматизации управленческого учета и бюджетирования – в частности. О проблемах и о вариантах их разрешении…

Выбор программного продукта для автоматизации процесса бюджетирования редко становится легким и безболезненным процессом, поскольку у руководства, как правило, отсутствует четкое понимание целей автоматизации, а непосредственный заказчик, т.е. вы, на начальном этапе выбора обычно не обладает достаточной информацией о возможностях программ, способных обеспечить достижение желаемых вами целей и результатов.

Процесс выбора системы (решения) в общем случае может быть представлен как процесс выбора из большого количества альтернатив, таких как:

  • уровень системы: «коробочная», средний или высокий;
  • уровень исполнения: управление цехом или производством;
  • тип принимаемого решения;
  • и так далее…

При таком подходе количество альтернатив в дереве перебора различных вариантов поиска наилучшего решения становится таким большим, что в реальной жизни этот способ никогда не применяется :) . Подробнее »

« Предыдущие записи

Тема скачана с блога Wordpress шаблоны