Между истинным и ложным представлениями об окружающем нас мире лежит целый ряд образов, которые мы склонны выдавать за действительность. Стремление сохранить свою приверженность этим образам сковывает наше воображение и мысль.

Мы должны стремиться отходить от привычных концепций и учиться смотреть на мир по-новому; только в этом случае возможен творческий рост личности и совершенствование самого процесса познания. ~ Laing R.D.

Выбор, как он есть…

Выбор системы бюджетирования – дело сугубо индивидуальное, требующее от занятых в этом деле специалистов хорошего понимания бизнеса, финансовых механизмов и стратегических планов автоматизируемого предприятия.

Однако, не смотря на кажущуюся сложность предстоящей задачи, выбирать, скорее всего, придется из четырех, наиболее доступных, но принципиально различных вариантов средств автоматизации бюджетирования:

• электронные таблицы;
• отдельные модули или подсистемы бюджетирования корпоративных информационных систем (КИС) или систем планирования ресурсов предприятия (ERP);
• отдельные «самостоятельные» приложения, которые условно можно разделить на «корпоративные» продукты и продукты для «малого/среднего» бизнеса;
• продукты класса «On-Demand / Sofware as a Service (SaaS)». 

При этом следует сразу же пояснить, что в рамках данной статьи под термином «использование» каких-либо программных продуктов, мы будем понимать буквально «применение штатного прикладного функционала продукта конечными пользователями», а не «адаптацию и/или разработку приложений при помощи штатных инструментальных средств технологической платформы». Иначе из контекста «программы для бюджетирования» мы попадем в контекст «разработка средств автоматизации…» .

Рассмотрим чуть подробнее преимущества и недостатки каждого из указанных вариантов

«Pro» и «Contra» электронных таблиц…

Начинать бюджетирование проще всего с Excel или подобных ему программных продуктов, которые в обиходе часто называются табличными процессорами/приложениями или просто электронными таблицами. 

Отметим, что любимый многими Excel сегодня не так одинок, как хотелось бы его создателям . Существует множество офф-лайновых и он-лайновых альтернатив MS Excel. Некоторые из таких альтернатив, например OpenOffice.org Calc, обладают весьма внушительным, сравнимым с «самим» MS Excel, функционалом, являясь при этом совершенно бесплатными.

Более подробное сравнение ключевых показателей представленных на рынке электронных таблиц мы планируем представить вашему вниманию в одном из ближайших постов. Следите за новостями на блоге и в твиттере .

Главные плюсы электронных таблиц – это их доступность (по цене и «усвояемости) и возможность «собственными» руками построить работающую модель предприятия. Однако, факты упрямая вещь, а они говорят, что по мере развития модели (системы бюджетов) недостатки электронных таблиц начнут проявляться все более остро. Раньше мы уже говорили об ограничениях Excel, повторим еще раз, с какими сложностями вам, скорее всего, придется столкнуться при продолжительном использовании электронных таблиц в качестве «инструмента» бюджетирования:

• Внесение изменений в бюджетную модель. Добавление новых бюджетных статей или дополнительных направлений планирования связано с большими и «все возрастающими» трудозатратами.
• Обеспечение корректности данных. Легко допустить ошибку в формуле, но очень непросто ее потом найти и исправить.
• Отсутствие контроля внесенных изменений. Как правило, электронные таблицы не отслеживают, кто и когда вносил правки в те или иные таблицы/ячейки таблиц. Поэтому восстановить историю изменений практически невозможно.
• Управление файловой структурой данных. Электронные таблицы – это система «книг-файлов», «страниц», «таблиц» и «ячеек», связанных формулами или ссылками, что позволяет строить достаточно развитые бюджетные модели. Однако поддерживать такую структуру в работоспособном состоянии  - дело чрезвычайно ответственное и трудное.
• Ограничение возможности разделения доступа. Невозможно полностью защитить те или иные массивы данных от доступа нежелательных лиц.
• Ограничения на объем данных. При достижении «критической массы» данных работа с таблицами существенно замедляется и становится трудновыполнимой.

В конце концов наступает момент, когда бюджетирование с помощью электронных таблиц, превращается в одну, но большую проблему. Значит, пришло время для поиска подходящего специализированного решения .